Tutorial - Contas a pagar e a receber

O Rumo conta com um subsistema para controle de contas a pagar e a receber.

Neste tutorial vamos aprender a fazer o controle das contas a pagar e a receber no Rumo de forma fácil e confiável.

Controlar os clientes e fornecedores é uma tarefa trabalhosa e sujeita a erros. Erros comuns:

• Lançar o pagamento de uma duplicata no fornecedor errado
• Lançar pagamentos em duplicidade
• Deixar de lançar algum pagamento

O Rumo pode lhe ajudar a evitar estes problemas. Fazendo o controle no Rumo você vê facilmente quais as contas que estão em estado "inconsistente" (pagas com valor diferente do devido ou em duplicidade, por exemplo). A geração das contas a pagar e a receber é feita durante a digitação/contabilização das notas fiscais de entrada e saída. Lá você informa as condições de pagamento de cada nota. Sendo a prazo, o Rumo gera todas as contas a pagar/receber para aquela nota e passa a controlá-las. Os pagamentos e/ou recebimentos são lançados no Rumo indicando a conta que está sendo paga/recebida, o que garante mais segurança e facilidade na hora de conciliar clientes/fornecedores.

Como fazer no Rumo

Gerar as contas

No lançamento das notas de entrada/saída você pode informar as contas a pagar/receber da operação. O "grid" com os desdobramentos está na primeira página (1-Tributos), do lado inferior direito. Normalmente ela está em branco, indicando que não vai ter nenhuma conta associada.

Neste grid você pode incluir quantas contas forem necessárias, informando a data de vencimento, o número do documento (opcional) e o valor da conta.

Outra forma de gerar as contas associadas à operação é informar no campo Quantidade de Parcelas (logo abaixo do código contábil) a forma de desdobramento. Neste campo você pode informar o número de parcelas, indicando o período de dias para o vencimento. Ex: Três parcelas, com um período de 30 dias entre os vencimentos vai gerar 3 contas a pagar, com vencimentos na data da nota fiscal mais 30, 60 e 90 dias, respectivamente. Vejamos o exemplo:

Informando o Parcelamento nas Notas de Entrada/Saída

Gera as seguintes contas:

Para gerar as contas o Rumo usa como vencimento a data de emissão da nota sendo lançada a soma composta dos dias informados no campo Parcelamento. Para gerar o número do Documento o Rumo usa o número da nota fiscal e o número da parcela, separados por uma barra. O valor de cada parcela vai ser o valor total da nota fiscal dividido pelo número de parcelas.

Mesmo que o Rumo tenha gerado as parcelas automaticamente pelo campo Parcelamento você ainda pode alterar as parcelas geradas (P.Ex. alterar o valor da entrada, ou algum vencimento).

Quando a nota fiscal for gravada as contas a receber/pagar serão geradas pelo Rumo. As contas a receber/pagar podem ser consultadas e/ou pagas via menu Lançamentos/Contabilidade/Contas a Pagar (ou Receber).



No grid superior estão as contas a pagar, e no inferior, os pagamentos já feitos para a conta destacada. A partir desta tela todas as operações padrão para cadastros (incluir/excluir/alterar...) estão disponíveis. Além das operações padrão temos mais duas:

Pagar: use esta opção para lançar o pagamento da conta destacada. Na tela a seguir você informa os valores a pagar, conforme exemplo abaixo:



No campo "Contra Partida" informe a conta contábil que vai realizar o pagamento da conta (normalmente o caixa). Após todos os dados informados clique em Confirmar. Todos os lançamentos contábeis necessários serão feitos, e o estado da conta (situação e saldo) será ajustado de acordo com estes dados.

Alterar Nota: Clicando neste botão o Rumo abre o lançamento da nota fiscal (entrada ou saída) que deu origem a esta conta.

Configurar a contabilização

Os lançamentos contábeis gerados pelo processo de pagamento/recebimento de contas devem ser configurados para cada empresa. Para configurar ou ver a configuração atual, use Arquivos/Empresa, selecione a empresa desejada e clique em "Alterar". Selecione a página "Contabilidade". Na tela a seguir vemos as opções de configuração sem nenhum dado informado.

Temos duas colunas, "Contas a Pagar" e "Contas a Receber". Em cada coluna temos as seguintes configurações:

• Conta: informe a conta padrão para o pagamento. Esta conta será sugerida (mas pode ser alterada) no momento do pagamento da conta, conforme já visto acima.
• Histórico: informe o texto do histórico a ser usado. No texto você pode usar duas "macros" para inserir o número do título e o nome do fornecedor/cliente. Para inserir o número do documento use a macro N e para o nome do parceiro a macro P. Mais abaixo vamos ver um exemplo de tela já configurada.
• Pref.Multa: neste campo informe o prefixo que deve ser usado no lançamento do pagamento da multa. Este prefixo vai ser inserido ANTES do histórico configurado no campo anterior.
• Multa: informa a conta onde deve ser lançada a multa, normalmente uma conta de despesa.

Depois temos mais três grupos de campos, para configurar Juros, Desconto e Traxa de Cobrança.

Na tela a seguir temos um exemplo de configuração pronta. Repare no "Histórico" o uso das macros N e P:


Retomando a conta anterior, vamos fazer o pagamento. Para isso, selecione a conta e clique no botão "Pagar". No nosso caso, vamos pagar a primeira conta, com multa de R$ 2,50 e juros de R$ 16,64. Veja a tela:



Após clicar em "Confirmar", nossa tela mostra o pagamento feito no gid inferior:


Repare que tanto o número do documento como o nome do fornecedor foram inseridos no histórico, substituindo as "macros".

E olhando no nosso grid de contas, vemos que a conta em questão agora está com saldo de 0,00 e o estado mudou para "Q", de quitado:


Olhando nos lançamentos contábeis vemos que os seguintes lançamentos foram gerados:

Repare na substituição das macros e no uso dos prefixos nos lançamentos de multa e juros.

Relatórios

Para acompanhar as contas a pagar/receber o Rumo disponibiliza uma série de listagens. Veja-as em Listagens/Contabilidade.

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